Hallo liebe Leute,
heute, nach einiger Zeit, widme ich den Tipp einem Thema welches immer wieder in meinen Seminaren auftaucht.
Viele stellen fest, egal wieviel sie an einem Tag erledigen, abends ist immer noch Arbeit übrig geblieben. Dabei stellen sich mindestens zwei Fragen:
- Wie kann ich das ändern und meine Arbeiten erledigen?
- Wie kann ich, wenn 1. nicht möglich ist, sicherstellen, dass die wichtigsten erledigt sind und ich abschalten und abends ruhig schlafen kann?
Die meisten kennen das Eisenhower-Prinzip. Eisenhower war der erste, der aus einer eindimensionalen Liste von Arbeiten abgewichen ist, weil er klug erkannte, dass es zwei Dimensionen gibt. Im Übrigen war er General im zweiten Weltkrieg und später Präsident der USA.
Eisenhower Prinzip
Auf der Zieldimension wird die Wichtigkeit abgebildet. Arbeiten bzw. Tätigkeiten, die mich meinen Zielen näher bringen sind wichtiger als die Tätigkeiten, die mich nicht so weit zu meinen Zielen bringen. Tätigkeiten, die mich von Zielen abhalten sind Zeitdiebe!
Die Zeitdimension bildet die Dringlichkeit ab. Es gibt Tätigkeiten, die sofort erledigt werden müssen, andere sind planbar. Diese können dann zum entsprechend geplanten Zeitpunkt erledigt werden. Hierbei ist wichtig, das dies dann auch geschieht, sonst werden diese B-Aufgaben schnell zu A-Aufgaben. Bekanntlich sind diese wichtig und dringend. Weil dies in der Realität oft geschieht, haben Menschen oft unendlich viele A-Aufgaben. Wie gehe ich damit um?
Hier mein Vorschlag zum Einsetzen der Schwabschen Regel (Mackenzie/Waldo, Die doppelte Zeitfalle, Sauer Verlag, Seite 63 – 64). Allerdings mit einem entscheidenden Unterschied. Im Vorschlag von Lee ist ein Fehler enthalten. Er nimmt die Aufteilung in die oben beschriebenen Dimensionen nicht vor. Meine Weiterentwicklung sieht vor, nur die A-Aufgaben nach der „Schwabschen-Regel“ zu bearbeiten!
,,Das Erlebnis von Charles Schwab“.
Schwab, Präsident von Bethlehem Steel in den 60er Jahren, hatte die gleiche Herausforderung wie wir alle. Zuviel Arbeit, die abends noch übrig war.
Einen Freund und Berater, Ivy Lee, stellte er vor folgende ungewöhnliche Aufgabe: ,,Zeigen Sie mir eine Möglichkeit, mit meiner Zeit mehr anzufangen“, sagte er, ,,und ich zahle Ihnen innerhalb vernünftiger Grenzen jegliches Honorar“.
Lee gab Schwab ein Stück Papier und sagte: ,,Schreiben Sie die wichtigsten Dinge, die Sie morgen zu erledigen haben, auf, und nummerieren Sie sie ihrer Bedeutungsordnung nach.
Fangen Sie mit Aufgabe Nr.1 an, wenn Sie morgens früh ins Büro kommen und bleiben Sie solange daran sitzen, bis sie erledigt ist.
Überprüfen Sie Ihre Prioritäten noch einmal und fangen Sie dann mit Nr. 2 an.
Falls Sie nicht alles erledigen können, würde Ihnen eine andere Methode auch nicht helfen. Wenn Sie aber überhaupt kein System haben, können Sie wahrscheinlich nicht einmal entscheiden, welches die wichtigste Aufgabe ist.
Gewöhnen Sie sich diese Methode für jeden Arbeitstag an. Geben Sie das System an Ihre Mitarbeiter weiter, wenn es bei Ihnen funktioniert.
Erproben Sie meinen Vorschlag solange Sie wollen. Danach dürfen Sie mir einen Scheck schicken und selbst einschätzen, was Ihnen dieser Ratschlag wert ist.“
Einige Wochen später erhielt Lee einen Scheck über US $ 25.000 (heute ca. 100 000 €). Schwab schrieb dazu, dass diese Lektion die ertragreichste sei, die er je gelernt habe.
Auf die Frage seiner Freunde, warum er ein so hohes Honorar für eine so einfache Idee gezahlt habe, antwortete Schwab mit der Gegenfrage, welche hervorragenden Ideen eigentlich nicht im Grunde einfach seien.
Er machte sie darauf aufmerksam, dass nicht nur er, sondern alle seine Mitarbeiter zum ersten Mal an erster Stelle stehende Aufgaben auch zuerst erledigten.
Nach reiflicher Überlegung meinte Schwab, dass diese Ausgabe vielleicht die wertvollste Investition darstellte, die er während des Geschäftsjahres getätigt habe.
Soweit die Geschichte. Für Sie ist es wichtig, diese Idee in ihren Arbeitsalltag zu transferieren.
Eine weitere Idee: Versuchen Sie das Eisenhower-Prinzip auch auf Ihre Mails anzuwenden. Für Sie hat das den Vorteil, dass alle Mails morgens erstmal in A, B und C-Mails aufgeteilt werden. Die A-Mails werden sofort erledigt, die B-Mails terminiert. C-Mails werden, je nach Aufwand sofort (Aufwand kleiner als 1 Minute) oder dann erledigt, wenn Zeit ist. Mittags wiederholen sie diesen Vorgang für alle bis dahin eingetroffenen Mails. Sie arbeiten mit dem Prinzip der Blockbildung. Ihr Vorteil; Konzentration und weniger Ablenkungen während des Tages und dadurch Vermeidung des Sägezahneffektes.
Allein durch die immer wieder notwendige „Aufwärmzeit“ oder Einarbeitungszeit, das Eindenken in die Tätigkeit nach Unterbrechungen, dauert eine Aufgabe oft doppelt so lange. Eine Aufgabe, die konzentriert in 30 Minuten erledigt werden kann, dauert durch den Sägezahneffekt 60 Minuten. Da dies am Tag häufiger vorkommt, gehen diese Stunden zu Lasten ihrer Freizeit. Nach obiger Methode der Blockbildung und Nutzung des Eisenhower-Prinzips sparen Sie diese Zeit für sich.
Viel Erfolg und lassen Sie mich hören, wie es auch bei Ihnen funktionierte.
Olaf Duchene